Quelques conseils pour faciliter la gestion des notes de frais en entreprise

Dans certaines entreprises, les employés sont souvent amenés à s’acquitter de certaines dépenses au nom de la société. Les sommes dépensées seront ensuite remboursées par l’employeur lorsque les justificatifs seront remis par le salarié. De nombreuses solutions donnent les moyens de faciliter la gestion des notes de frais. Cependant, toutes les méthodes ne permettent pas d’éviter les gaspillages.

Les erreurs à ne pas commettre en matière de gestion des notes de frais

Il existe plusieurs façons de rembourser ou de prendre en charge les dépenses professionnelles. Seulement, toutes les méthodes ne sont pas saines. Certains chefs d’entreprises  se contentent  par exemple de confier leur carte de crédit au responsable des achats. Même si cette personne est digne de confiance, cette pratique peut poser de nombreux problèmes. Le dirigeant ne pourra contrôler les dépenses qu’a posteriori, ce qui peut entrainer des gaspillages.

Certains employeurs donnent également une enveloppe de quelques centaines d’euros aux commerciaux qui partent en voyage d’affaires. Ici encore, aucune vérification ne sera possible. L’heureux bénéficiaire de cette dotation pourra commettre certains écarts.

Enfin, dans la plupart des entreprises, les collaborateurs supportent des charges liées à leur fonction. C’est seulement à la fin du mois qu’ils doivent remettre les notes de frais et le remboursement aura lieu bien plus tard. Si les employés ne se font pas rembourser dans les plus brefs délais, ils ne s’investiront pas pleinement dans leurs tâches. Il est donc conseillé d’adopter une procédure note de frais adaptée. Aujourd’hui, il existe des solutions bien plus motivantes.

Dématérialiser les notes de frais : la meilleure solution

Un système de notes  de frais dématérialisées est la meilleure solution pour mieux gérer les dépenses. Pour ce faire, les dirigeants doivent se procurer des cartes de paiement corporate. Ces dernières seront liées à un portefeuille électronique. Grâce au débit différé, chaque transaction nécessitera une validation préalable. Il est également possible d’allouer un certain montant à un responsable et un plafond sera fixé. Cela évitera les éventuels dépassements. Les opérations pourront être contrôlées en temps réel, ce qui permet de responsabiliser les collaborateurs.

La traçabilité de chaque transaction sera assurée et chacun pourra effectuer des paiements en toute simplicité. Les cartes virtuelles constituent une alternative intéressante pour ceux qui doivent commander régulièrement des articles sur internet. L’usage de ces moyens de paiement va faciliter la gestion des notes de frais. Les transactions réalisées pourront facilement être inscrites sur les livres de comptes. Les traitements comptables seront  également simplifiés.